本文接着来跟大家来谈一谈内控第二个重要的工具,就叫做授权审批控制,前面我们讲了不相同职务分离控制,现在我们讲审批授权的控制,这个仍然是决定公司生存风险的一个最重要的控制手段。
简单的说,审批授权就是在企业里面我们如何设置各个岗位办事和做决定的权限范围、审批程序和相应的责任。
我举几个例子可能会更清楚一点,从企业里的具体工作来讲,有三个审批是最重要的,最要命的审批。
第一个是谁有权利动钱,第二个是谁有权利决定人事,第三个是谁有权利碰机要文件和印章,这三个是最重要的。
那我简单来说说,比如说资金权限,谁有权力来动钱?当然很多的中小公司里面,其实是老板一个人,一支笔,就是所有的东西必须报老板来审批,老板定了这个钱才可以动,这当然是最简单最有效的一种方式,但是公司做到一定程度,老板会管不过来。如果所有的事都是老板一个人来做决定,买一根圆珠笔都要老板签字的话,那这个公司是做不大的,所以资金权限到了一定程度,其实是需要下放的。那如何来确定权限?这就是一个问题。
第二个人事权限。那所有人的招聘、考核啊、任免,包括决定他是否要离开公司,谁来做决定?那是老板一个人做决定?还是中层经理来做决定?这个架构,这个审批权限其实对公司的影响非常的大,那么它不仅仅是权力,背后也是责任的问题。
我举个小例子,如果所有的人都是老板来做决定,那么最后这个人用得好与不好,当你去要求部门经理的时候,部门经理可能会说,老板这是你定的人,我觉得这个人不行,你非要觉得他好,那现在出了问题,其实是他不好,不是我不好,会造成责任的推卸。所以人事权限怎么定也很有意思,而且很重要。
第三个当然是最重要的机要文件和印章,谁有权来动这些东西.
这三个在公司里面是最基本最关键的,所有公司至少在这三个问题上要有清晰明确的授权,或者说我不授权,就我一个人说了算。那对于大一点的公司来讲,这个授权一定要把它搞清楚,要什么都不往下授权,管得太死,没有活力。
而如果随意授权,会造成内部控制的混乱,所以这就是我想跟大家谈的内容。当然,对于很多公司来讲,问题不是这么简单啊,比如说对于相对有一点规模的公司,那所有权利的划分,他不简单是老板的问题,他可能牵扯到股东会、董事会,包括经营层三个层面整体的划分,那么这种划分就会变得更加的复杂。
哪些事情股东会说了算,哪些事情董事会说了算,哪些事情经营层总经理团队说了算,包括在出现股东会和董事会层面的集体决策的时候,那是不是大家投票决定,有没有人有一票否决权,所有这些东西的设计在授权审批当中都变得非常的重要啊。
所以本文跟大家讨论的内控中的授权审批,是各位一定要注意的,尤其是一个公司里面有多个合伙人的时候,这种授权审批就变得非常的关键。