智慧费用报销的探索与实践
——以高新技术企业Z公司为例
作者：梁伟郭奕
本文发表于《财务与会计》年19期
摘要：费用报销作为员工与企业的重要连接，贯穿于企业各个部门和业务环节。在“大智移云物”等新兴技术快速发展的背景下，如何依托先进的技术手段进行费用报销流程的合理再造与资源的有效配置已经成为财务领域的热门话题。本文以高新技术企业Z公司为例，在分析其费用报销业务流程及管理诉求的基础上，对Z公司利用自动化、智能化技术实现智慧费用报销“五部曲”（智能采集、智能填单、智能投递、智能审核、智能分析）及其系统建设价值进行深度剖析，以期为更多企业智慧费用报销系统建设提供参考借鉴。
关键词：费用报销；智能采集；智能填单；智能审核；智能分析
一、智慧费用报销系统建设背景
高新技术企业Z公司是一家立足于财务共享服务、财务信息化、财务数字化等领域提供领先的管理咨询、信息技术及知识服务的机构，至今已陆续为多家大型集团企业及政府相关机构提供财务变革、财务共享服务及财务信息系统整体解决方案。由于Z公司项目型与客户服务的工作性质，相当比例的员工需要常驻客户所在地进行办公，员工遍布全国多个城市，所以Z公司的费用报销业务（尤其是差旅费用报销）发生较为频繁，在财务日常工作中占比较重。
（一）传统费用报销业务流程
费用报销是财务处理中最典型的流程，也是企业和员工连接最为紧密的流程。传统的费用报销流程主要基于纸质单据的流转设置，员工实际发生费用时，需要获得纸质发票并妥善保存。待出差完成发起报销时，员工需要按照公司财务部门的具体要求粘贴纸质发票、填写报销申请单。经由业务领导审批通过之后，财务人员需要登录增值税发票查验平台进行发票验真，同时审核纸质单据的信息完整性和真实性。针对通过审核的业务，财务人员还需及时完成费用报销业务资金付款和入账等操作。
（二）Z公司费用报销业务现状
Z公司在成立之初已具备良好的信息系统基础，单就费用报销流程而言，Z公司的网上报销系统通过集成电子报账系统、电子影像系统、电子档案系统等信息系统，实现了员工提单报销、业务领导审批以及财务人员审核的线上化，进而基本实现了费用报销的全流程在线结转。
为进一步改善员工体验、控制费用支出，Z公司将网上报账系统的触角向费用发生前端进一步延伸，通过集成商旅系统和办公采购系统，实现了公司范围内员工差旅行为的集中管控和行政办公用品的集中采购。员工在差旅预定和办公采购时，订单信息可以直接关联至报账系统，从源头上减少了报销单据的数量，降低了员工填单与财务审单的压力。Z公司通过报账、影像、档案及前端业财连接系统的不断集成，简化了传统报销业务的繁琐流程，完成了费用报销由线下模式到线上模式的重要转变。
（三）费用报销业务优化的管理诉求
尽管Z公司实现了从费用发生至资金支付的高度信息化，但从费用报销现状来看，此线上流程链条中依然存在大量高重复性及低附加值的手工环节，限制了费用报销业务进一步降低成本、效率提升及质量改进。因此，Z公司对优化当前费用报销业务存在诸多管理诉求，主要包括提高员工报销体验、降低财务审核成本以及管理费用分析数据。
1.提高员工报销体验。在传统模式下，员工发起报销前，需要收集保管纸质发票；发起报销时，需要在报账系统内完成报销单信息的手动输入；发起报销后，业务处理及资金支付等待时间较长为员工造成一定的资金压力。
2.降低财务审核成本。财务人员每天需要处理成百上千张报销凭证和报销单，不得不投入大量时间用以处理规则简单但操作繁琐的财务审单工作，工作满足感有待提高。因此，Z公司致力于寻求降低审核过程中人力成本与时间成本投入的方法，从而降低费用报销业务的财务审核成本，以及进一步降低财务管理成本。
3.管理费用分析数据。费用报销中蕴含的信息是企业经营的数字密码，对公司优化支出结构、实现降本增效具有重要的参考意义。然而，原有费用报销流程缺乏对票面信息的结构化采集，且采集的数据离散无结构、数据源多种多样、数据质量整体不佳。因此，Z公司希望通过数据沉淀、挖掘、呈现等方式更好地管理数据，实现费用报销数据的数字化分析，进而有效赋能企业经营管理决策。
二、智慧费用报销系统建设目标及流程
（一）建设目标
为了通过技术驱动优化费用报销流程和环节，推动费用报销业务朝着更为移动化、自动化、智能化的方向发展，Z公司启动了费用报销智能化建设，致力于通过自动化、智能化技术减少人工参与、规范审核标准、可视化审核流程，实现费用报销业务的降本增效，为各层员工提供更为便捷、高效的报销体验，助力管理者全方位把控费用报销数据，做出合理的经营决策。
（二）智慧费用报销业务流程
随着移动互联网的快速发展，移动化办公已成为不可阻挡的趋势。Z公司在进行智慧报销的探索与实践过程中，通过开发票联系统解决了发票录入的“最后一公里”问题，并将PC端报账系统的常见功能延伸至移动端，实现了费用“随时随地报销”模式的升级，为员工提供了全新的移动便捷式费用报销体验。此外，Z公司还引入光学字符识别（OCR）技术、语音识别技术、机器人流程自动化等自动化与智能化技术，致力于将费用报销各流程环节打造得更加合理高效。
智慧费用报销业务流程模式下，员工进行费用报销主要包括数据采集、单据提交、业务审批、财务审核、财务入账、资金支付六个环节。
1.数据采集。员工进行报销时，在票联系统中可通过