企业的采购、出入库管理人员为什么不能是同一个人?下面从几个方面简述原因:
一、企业岗位职责的设定原则
现代管理理论基本上沿用和发展使用西方管理制度的三权分立原则,即管理权、经营权和监督权分权实施,达到各司其职,互相监督的目的,形成管理闭环。
二、生产制造企业一般设有以下几个部门:
(一)生产部
1、负责生产加工产品
(二)采购部:
1、负责根据公司各部门的需求采购原材料和办公用品,在采购之前,采购部需要做市场调查,进行询价,货比三家,大宗物资的采购还可能进行社会公开招标,采购到公司所需的物资;
(三)质检部——根据需求可设1人
1、负责检验生产的产成品是否符合国家、地区、行业和公司对产品的相关要求;
2、负责检验采购的原材料和其他物资是否满足生产的需要和标准;
(四)仓储部——根据需求可设库管1人
1、负责产成品、原材料和其他物资的入库、保管和出库
三、采购、入库和出库需要监督人员的缘由
(一)管理中可能出现的疏漏:
1、采购管理:
在采购的过程中可能出现以次充好、以高价买入低价产品、购入数量与实际入库数量不一致、实际采购物资不能够满足需求部门的需求等情况。
2、仓储管理:
在仓库管理过程中,会出现保管不善,导致库房物资毁损灭失,个别库管监守自盗,用其他同类产品替换原仓库物品等各种情况。
2、财务管理:
财务人员每月至少要盘库一次,盘库时需要库管和其他监督部门人员一起,盘库的原则是:
期末各物资的库存余额=期初库存余额+本期采购入库-本期出库
盘库完之后,如果盘库结果与财务根据上期盘库结果和本期库管提交的入库、出库数据核算之后不一致,那么需要查找不一致的原因,并对涉及出入库的各部门人员进行责任追查。
(二)闭环管理方式
①在采购入库的时候需要质检、库管、采购人、其他人员等配合检查采购的物资是否是质量过关的、数量足额、金额合适、票据合适等情况,确认无误之后相关人员签字确认,并留档保管;
②在出库的时候需要相关人员的签字确认,如涉及到大宗物资如原材料等出库,还需要领取人员根据所需填写领用单,并经部门领导签批,库管放可出库。
③专用采购属于特殊采购,采购验收入库可直接由相关人员领走,在特殊采购登记簿上签字即可。
综上所述:在采购、仓储管理过程中要实行闭环管理,完善管控管理制度和追责制,企业的采购人员不能是库管,同一个库管可以同时负责出入库管理,但是入库需要其他人员进行一起进行并签字确认,出库需要相应的人员签字确认。