前言
当公司发展到现有规模时，公司负责人已越来越意识到财务核算系统不可或缺，依赖进销存业务管理系统无法完成与供应商和各商场的对账，无法完整反映收现存行、银联刷卡的逐笔记录等。公司负责人决定搭建财务部门，配备专职财务人员，在已有进销存业务管理系统的基础上建立财务核算信息系统。通过进销存业务管理系统和财务核算信息系统相互配合，完整反映公司资金状况。笔者接受委托主持了该公司财务核算信息系统的设置和运行。
金泰钻石贸易公司经销着国内两大著名的黄金饰品和钻石饰品，十多年前从一个小专卖店开始，发展成而今拥有五家专卖店、八家商场专柜的规模化公司。公司负责人利用一套专用于黄金钻石商品的网络版进销存系统管控着公司各门店和各业务流程的运作，以其较强的控制力保持着公司的良性运行。但是该公司没有设置独立的会计部门，未配备专职会计人员，仅是将公司拆分为几个小规模纳税人，分别由几名代账会计申报纳税。
一、保留专用进销存系统．
配置用友财务核算信息系统金泰钻石贸易公司所用进销存核算系统是专为销售黄金、钻石、玉器等贵重物品而开发的专用软件，根据业务流程设置功能模块，其功能模块主要包括采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块、连锁分销模块、报表中心模块、系统设置模块等。该系统拥有通用进销存软件所具有的主要功能，又能满足珠宝玉器商品管理上的特殊要求，其优势主要表现在：
1．数据量庞大，且具有通用软件不具备的特殊信息项。
该系统以珠宝玉器商品通用的编码作为货品名，每一货品对应一个条码，与门店中该商品标签上的条码一一对应。每一条码货品销售后将不再被使用，这一特殊性也决定了该系统中的货品数据量庞大，该公司经销的每一个货品都以不会重复的条码对应，并永久保存。
2．能够按不同类货品要求计价，并录入特殊信息。
镶嵌类饰品支持多种主石、辅石、金料，能用重量、数量、辅数量等多种计量方式核算，实现成本价、市场成本、代销价、基价、上柜价、实销价、结算价等十种价格管理，各种价格可以根据款式、金料、工费、毛坯、标记、光泽、形状、表皮、修饰度、级别、石料、系数、专柜回款扣率、销售策略等组合条件定义由系统自动生成，同时各种价格还可以根据材料的价格随市场变化进行成批或单件调整。素金类饰品按款式、成色、花色进行单件或重量管理，可按成色牌价和饰品重量核定上柜价，也可以按成色牌价、工费单价实时销售，工费计价支持多种计价方式。
3．数据可成批录入。
数据录入支持成批录入的功能，支持外部电子文件直接导入各种单据，减少数据重复输入以及带来的差错，所有单据支持条码枪录入，同时支持条码枪盘点。所有的单据在入账后能根据操作员权限再次修改。系统支持条码打印机，可以打印专用的珠宝价签。
4．具有强大的数据统计分析功能。
对镶嵌类饰品、素金、金料、石料、包装盒等货物的进、销、调、存数据提供实时的快速汇总统计分析，可以提供饰品销售排行、库存货龄分析等功能，可以跟踪分析每一笔加工订单货品销售周期、毛利等信息。
5．总部可以实时控制各门店业务。
各门店通过宽带直接连接总部服务器进行操作。各门店可方便地及时掌握新款饰品、畅销饰品的销售、库存及价格变动情况，及时产生订单及补货信息，总部可以实时查询各门店的销售、库存情况，以便订货和发货。
二、建立统一的财务核算账套
每个公司聘请一名代账会计记账，其只负责报税、记账，相互之间不沟通，不能系统、完整、真实地记录与供应商、客户的往来账、费用成本明细账、各门店之间的存货调拨和各门店的盈利情况。财务不健全导致公司负责人代理了很多应由会计做的事，如清理往来账、清理各门店的销售款等。这种化整为零的税务核算模式成为应付税务部门查账的工具，而完全丧失了管理控制的功能。
只有建立完整的财务核算信息系统，才能真实地反映与供应商、客户的往来账，核算员工薪酬和绩效，及时记录各部门费用和备用金，加强资金管理，确定各门店利润。金泰钻石贸易公司选择了维持几家小公司分别对外报税的税务核算模式，同时又利用用友财务核算软件设置了一个能综合反映五家专卖店和八家商场专柜的财务状况和经营成果的统一账套。
三、财务核算信息系统的初始设置和运行
财务核算信息系统初始化是账务系统启用时的一项重要工作。根据珠宝行业商品经营业务流程的特殊陛和金泰钻石贸易公司管理的需求，除进行一般的初始设置以外，还就以下方面进行了特殊设置。
1．存货项目。由于进销存业务管理系统与财务核算信息系统不能直接进行数据对接，进销存业务管理系统中的商品购进和销售不能自动生成财务凭证。这就需要考虑如何在财务核算信息系统中反映存货的购进和销售。首先考虑的是，在财务核算信息系统中是汇总反映还是按商品条码详细反映库存商品的进销存情况。
2．辅助核算。一般的财务核算软件中提供了常见的如部门核算、个人核算、客户核算、供应商核算、项目核算等辅助核算功能，用友U8系统还提供更多的自定义项辅助核算。金泰钻石贸易公司根据业务核算和管理的需要，除增加了存货项目核算和入库单单据号的自定义辅助核算外，还设置了以下辅助核算项目：
(1)部门核算。当某一科目需要核算和反映不同部门信息时，可以使用部门核算。该公司有五个专卖店和八个商场专柜，将来还会有所增加。
(2)个人核算。当某一账户需要核算和反映不同的个人信息时，可以使用个人核算。该公司十几个门店的员工共计四百多人，在人力资源管理方面严格按照劳动法的要求，及时发放员工工资、交纳各项保险，并定期进行专职培训，为员工提供诸如体检、旅游等福利。
(3)客户核算。当某一账户需要核算和反映不同客户信息时，可以使用客户核算。该公司销售对象都是个人，没有固定的单位客户，基本没有应收账款，一般不需要考虑客户辅助核算。但是，由于该公司在八家商场设有专柜，客户的货款都是由商场的收银台统一收款，并于次月初扣除租金和费用后结算货款，所以就需要将各商场设置为客户，建立商场的客户关系档案。
3．特殊业务。
(1)含税成本。该公司业务管理系统中的入库商品都是按含税成本计价的，为了保持一致，以及方便与供应商按此价格对账，财务核算系统中输入的商品购人价也是含税成本。
(2)含税售价。该公司进销存系统中的销售商品价格也是含税售价，为了与业务管理系统保持一致，财务核算系统中也按含税售价记人“主营业务收入”科目。为了反映全部销售收入应该确定的销项税额、实际申报的销项税额和不含税收入，对“应交税费”和“其他业务收入”科目进行了特殊设置，即设置了“应交税费——应交增值税(待交税金)”科目、“其他业务收入——销项税额冲销”科目。
4．销售成本自动结转。
公司按条码核算商品，数据量很大，如果利用人工计算商品销售成本显然工作量巨大。为此在期末转账生成定义中设置了商品销售成本的自动结转。在设置时特别要注意将“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”三个科目的明细科目和辅助核算设置成相同格式，三个科目都要设置成数量金额式，“库存商品”科目增加了自定义项的，其他两个账户也要增加相同的自定义项，在录入“主营业务收入”科目发生额时，相同条码货品的辅助信息录入要和“库存商品”科目辅助信息的录入完全相同，这样才能保证销售成本的自动结转。
5．期末损益自动结转。
通常企业都会实现期末利润的自动结转，仍需注意的问题是，如果“主营业务收入”和“主营业务成本”与“库存商品”科目设置成一致的辅助核算，则如果想让每月利润按各部门核算、并对“本年利润”科目设置部门辅助核算，这样的设置就会无效。“本年利润”科目如果要添加辅助核算，就必须和收入成本账户的辅助核算设置成一致。
结语
虽然金泰钻石贸易公司是珠宝品牌销售公司，其业务经营和管理有其特殊性，但在内部管理等方面与其他中小型品牌经销商有很多的共性。第一，绝大多数的品牌经销商都需要一套业务管理系统来协助业务管理；第二，中小型公司基于资金压力通常不会选择成本较高的大型管理软件，没有配套的财务核算信息系统；第三，财务核算数据与进销存数据往往不能衔接；第四，企业通常选择代账会计完成报税等业务，缺乏专职的会计进行账务核算，或者专职会计缺少能力完成真实的财务核算信息系统的设置和运行；第五，忽视财务核算信息系统为内部管理提供的帮助。笔者基于为金泰钻石贸易公司实施财务核算信息系统的经验，总结出品牌经销商建立与进销存系统相衔接的财务核算信息系统的实施方案，以期为其他中小型品牌经销商提供参考