学校档案收集工作决定着能否为学校保留真实的历史记录，而教学档案的建设与管理，对于准确总结经验教训，科学决策教学改革，具有重要的借鉴参考价值。与此同时档案资料收集工作是一项需要校领导行政人员、教师及档案员共同密切配合，互相支持，这样才能更好地完成，才能更好地为学校发展提供可靠的信息依据。
档案管理工作主要包括:收集工作、整理工作、鉴定与销毁工作保管工作、档案的编目与检索工作、档案的编辑与研究工作、统计工作与利用工作。档案管理工作的各个环节，实际上可以划分基础工作和档案提供利用工作。
档案基础工作为提供利用工作创造条件，提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。具体来说有三个步骤:
1.档案分配合理化
(1)综合类(学校基本情况、中长期发展规划、年度总结谋划、年度大事记、校史等)。
(2)教学管理类(教学计划、检查、评估、总结、课堂教学照片、听课记录、示范课、研讨课教案及评议、卷面分析等材料)。
(3)教育管理类(课外活动、社会实践活动、科技活动、教育活动等)。
(4)教研活动类(指教研计划、课题、成果、报告及鉴定材料、学术讲座材料等)。
(5)教材类(教学大纲与课程设置计划、教材目录等)。
(6)教务类(教学制例规定、任课安排表自习安排表作息表等)
(7)教辅类(教学用具仪器、标本登记、图书目录等)。
(8)试题库(各年级、各科历年试题及答案)。
(9)招生(招生计划、简章、协议书、新生档案等)。
(10)学籍(奖惩、休学退学、转学、报到册、成绩册、总结等)。
(11)教师(包括教师手册、进修计划、奖惩、工作量核定、考核、业务档案等材料)。
(12)技能训练(考核细则、方案、成绩册、等级证书存根、获奖材料等)。
(13)毕业生(包含毕业名册、毕业证、复印件处、集体照片、跟踪调查表、毕业典礼议程及讲话材料等)。
2.建立档案室
根据分类特点，学校逐年组织排架、建立档案室，而这一切的基础是搜集资料。所让目前档案搜集工作中存在很大问题，严重制约了资料的搜集工作。制约学校档案室档案资料收集的因素:其一，档案意识相对薄弱，对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识不足。其二，业务材料归档率低、“账外”文件归档率低。
对此，校长必须采取以下对策:
(1)转变思想，提高档案意识是前提，充分重视档案工作的重要性，并且要在学校财力允许的范围下要把档案工作当成一项学校建设的基础工作落实。
(2)档案管理人员要加强自身修养，时刻