预算控制,无论是事前、事中还是事后,不能随心所欲,必须遵循一些控制原则,这里跟大家强调预算控制的四大原则,大家可以在今后的预算管理实践中去补充去完善:
1、预算使用和批准分离
这是最基本的内控原则,即不相容职务分离原则,放之四海而皆准,预算控制也不例外。不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。例如会计和出纳岗位分离,采购的寻源、定价、下单、付款等业务不能由同一个人完成等等。
预算的使用需要进行事前控制的,由使用部门经办人提出申请,经所在部门负责人核准,报财务负责人审核通过后,最终报总经理审批同意,方可使用预算。
2、自下而上的逐级审批
一般企业的高层距离具体业务的环境和信息较远,规模越大的企业距离就越远,在客观上有时缺少独立判断的依据。所以作为通行的做法,一般企业都会设置一个高层批准的保护机制,即财务负责人和总经理联签制度。企业不能要求总经理对公司发生的所有事情了然于胸,也不能强迫总经理对公司所有制度的条款了如指掌。联签制度的操作流程是:总经理只接受由财务负责人递交并审核通过的文件资料,任何个人不得越级直接报送总经理批准。任何员工可以越级申诉,但是绝不允许越级审批。可以设想一下,一旦越级审批,保护机制的作用就荡然无存,总经理都同意了,财务负责人还能发表什么意见?还敢发表什么意见?总经理的这种做法其实就是剥夺财务负责人知情者和把关者话语权的独断专行。所以,预算控制的审批路径必须是自下而上。
3、事后控制的审批要点
企业里很多参与审批的人员对流转过来的单据要如何审核、要从何下手常常感到迷茫。根据我们多年的财务管理经验,审批要点把握住下图所列的六个要素就可以了。
事后控制的审批要点示意图请问业务的真实性与合理性谁最清楚?当然是经办人了,所以第一个签字的应当是经办人。我们担心经办人可能会舞弊、可能会掩饰,所以追加他的部门负责人为业务的真实性与合理性履行证明手续并承担责任。
这笔业务是否符合法律法规和公司制度规定、票据是否符合要求、金额是否准确等这三项的把关非财务不可,这也是联签制度的保护机制发挥作用的具体场合。所以,今后一旦发现问题,经办人对所有差错承担直接责任;部门负责人对业务的真实性、合理性承担管理责任;财务负责人对业务的真实性、合理性承担监督责任,对业务的合规性、票据的有效性、数据的准确性承担管理责任。
至于总经理,因为他很多时候远离具体业务,所以主要