——基于多所院校的服务案例
趣选书孟清雅
教材是学校教学活动中体现教学内容的知识载体,是高校进行教学活动的基本工具。在高校的教学教育管理中,教材的管理是非常重要的一项基础工作。教材的选用是否能够符合教育部相关管理办法（教育部关于印发《中小学教材管理办法》《职业院校教材管理办法》和《普通高等学校教材管理办法》的通知教材〔〕3号）的要求，满足教师的教学需求和学生的学习需要，课前是否能够按时保量到书，教材款项的收取和结算，是否能够快速准确进行，直接影响着教学质量和教学工作的有效实施。年，教材局的成立，标志着主管部门对高校教材建设与选用的重视进入新的高度。而一场新冠疫情，也对传统的高校教材的选用和订购发放模式，提出了新的挑战。
一、高校教材管理的现状：
笔者从年11月进入高校教材发行行业，年，开始做高校教材选用管理平台。历时十年，足迹遍布全国二十余省，多所高校，所开发的平台，更是前后服务过多所高校，对不同区域、不同类型、类别高校之间，教材管理的理念、方式、方法等的差异，有深入的了解。就目前的情况而言，普通高等院校教材管理的行政职能和市场职能的分离，将是一个趋势。主要体现为：
教材选用管理方面（行政职能）：越来越多的高校，出台了教材选用管理办法，对“马工程”教材、优秀获奖教材、近三年新教材等，都提出了明确的要求，设置了严格的审核程序，并且层层留档保存。同时，意识形态类教材的选用，直接由学校一把手负责。
学生教材订购方面（市场职能）：当学校的教材选用结束，生成学生的课程用书目录之后，学生订购、收款、发放、结算等工作，学校已经不再参与其中。而是交由学校招标而来的教材供应商去全权负责。这期间，学校只负责明确本校的征订模式、通知的发放、过程的督促和最终结果的汇总统计。学校在此环节，主要承担学生和经销商，买书、发书和结算等的通知、督促管理工作。确保经销商能够按时提供学生订购的教材，在学校渠道购买教材的学生，能在开学之际拿到学习的教材，教材款项的收取和多退少补能够及时进行。
同时，还有相当一部分高校，教材管理工作，由学校教务处或者图书馆、后勤处负责。老师选用后，学生统一订购，教材款统一收取，按学期、学年或者毕业时再进行结算。
另外一部分，成人高等教育、网校等，希望能够用电商快递模式的教材供应方式。由学生自主选购、付款、支付快递费、填写地址后，由教材供应商快递上门。
不管以上是哪类学校，哪种模式，在教材的管理方面，无一例外，都要涉及到教材选用、审核、选用结果的汇总、选用结果的统计；学生订购数据的收集（不管是统订还是自主订购）、订购数据汇总、采购过程中的教材回告、教材到书情况的跟进了解、教材发放、收款和结算、订购数据的汇总统计等环节。还有些学校，还有仓库、库存，还会涉及到教材的进、销、存。
在上述不同类型院校不同的应用模式中，教材选用管理的行政职能，大家的管理模式基本相同。区别无非在于，是否允许老师添加教材，一门课程是否允许使用多本教材等。而在教材的订购、采购、发放、结算等市场职能方面，学校之间的管理差异则非常大。随着高校学分制教学管理的深入，以及迅速扩大的高校招生规模，和00后强烈的自主意识，使得教材计划的预见性下降，教材数量的随机性增大。传统的统购统发等模式已经不可行。而传统的手工管理模式或者部分手工、部分信息化的方式，更是不能适应新形势下教材管理的工作需要。而教材工作又是保证学校教学质量，实现人才培养目标的必要手段。因此，必须利用专业的教材信息管理平台来实现教材管理工作全流程的信息化，使教材管理工作实现规范化、可控化和系统化。
高校教材管理中存在的难题：
1、选用难：传统教材管理模式中，由经销商为学校提供新华书店或者各个出版社的教材目录，鉴于教材数量庞大，而目录承载有限，教材目录只罗列出了教材的五要素，教材的其他属性：如获奖信息、是否境外教材、是否马工程教材等缺失，教师看不到教材的目录、样章，不知道出版时间和版次，不了解编者以及应用者的反馈，且各个出版社各自为政，重复出版，使得教师在众多的教材中选择适合自己教学需求的教材困难重重。
管控难：“马工程”课程是否选用了“马工程”教材？是否选用的都是近三年的新教材？是否选用了获奖教材？有无使用质量低下的包销书？有无盗版书进入课堂？相关学院、教师是否在指定时间段内完成了教材的指定和审核？教材管理人员在录入教师提供的数据时是否无误，以保证教材征订的准确性？传统教材征订模式均无法提供相应的数据和过程管理给予管理者，从而在过程中发现问题，及时解决问题。
3、统计难：高校在进行教学评估时，有几个重要的指标，即：如“马工程”教材选用率、优秀教材的选用率。传统的征订模式中，相关数据信息严重缺乏，以致相关人员在统计此类数据时，需逐本核对教材信息，工作量大，工作效率低下，苦不堪言。更不用提基于自己本校课程设置和教材使用情况的其他统计。而学分制的启用，使得即使同一个班级不同学生所选用的教材也不尽相同，如何汇总学生订单给到经销商去采购，相关教材管理人员同样需要付出许多精力去进行核对统计。
4、结算难：不管是目前统订教材的院校还是实行自主订购的院校，均涉及到与经销商和学生的教材款结算。统订院校一般预收学生的教材款，如何提供准确的扣费信息给到财务人员？如何确保学生有转专业、退学、休学时的扣费准确无误？传统教材征订模式中，这一部分工作均需要大量的人工进行手工核对。由于数据差错率高，教材管理人员烦，财务管理人员更烦，而学生更是极不满意。而在和经销商进行教材款结算时，如何提供准确的对账单、退货单，确保双方的结算及时有效，对经销商和学校而言也是不小的挑战。
而在所有的工作中，传统教材管理模式都需要相关的教务人员或者教材管理人员将教师提交的纸质教材书目整理录入EXCLE表格中，简单枯燥重复性的工作，耗时、耗力，还不能保证教材数据的准确无误，严重消耗着相关人员的工作热情，造成了人力财力的极大浪费。
三、“趣选书”平台的解决方案
从以上存在的问题可以看出,传统的手工模式和单机操作或者教务系统中自带的教材管理模块，已经无法适应目前的教材管理工作的需要,只有充分利用网络平台,整合多方资源，才能做好教材管理的各项工作。趣选书平台整合行业内上游出版社资源，联合中盘经销商，结合多年的行业服务经验，为不同地区不同类型的院校，提供教材的信息化管理服务。
该平台是一个利用信息技术开展教材在线供应与管理的统合性线上线下互动的网络平台，它充分考虑了教材供应链上各方的需求，具备多功能性和广泛适用性。它可以为出版机构服务，使教材产品信息实现双向流动，精准定位营销，降低营销成本、提高营销效率；可以为教材销售商服务，使其增加订单的准确性，减少退货，提高效益；可以为学校管理者服务，加强教材选用的规范和管理；更可以使教育行政部门通过这个平台并借助大数据技术，掌握各类学校选用教材的信息，从而为规范教材市场、提高教学质量提供可靠依据。
具体到学校的应用，主要包括以下环节及服务功能：
教材信息库——平台数据对接——教师搜索指定——学校逐级审核——学生自主预订（如为统订，则统一生成订单）——向经销商报订——教材数据回告——教材到货入库——教材实时发放——相关数据统计——数据统计分析——教材评价反馈。
支持以下不同的学校应用模式：
教材信息库：
平台汇集了各大出版社最新的教材数据，除提供五要素外，还提供了教材封面、教材目录、教材样章、获奖、出版时间、版次等信息，补充了境外、马工程等教材属性，同一类教材搜索时，不同出版社的教材信息一并呈现，并且根据学校的类别（本科、高职高专、中职中专等）提供匹配的教材数据，为任课教师节省了搜集整理相关专业教材的工作时间,同时也便于老师了解最新的教材版本，进行不同出版社教材的比较，从而有助于教师选出最适合的教材。
平台数据对接：
平台已经与学校使用的任何版本的教务系统实现无缝对接。学校的教学计划、师生的基础信息均可实现实时同步。学校只需要提供学校的审核管理流程、相关审核人员的审核权限，即可用工号或者学号登录平台进行教材的指定、审核和预订。
教师搜索指定：
教材负责人用工号登录平台后，平台已经显示了该教师需要指定教材的课程及班级,并且根据教师的任课信息推荐了相应的教材并提供了该教材的评价和其他同类院校同类课程的使用信息，教师可直接指定推荐的教材，亦可在平台进行搜索，如平台无适合的教材，教师使用的是自编讲义，可以通过自主添加完成课程教材的指定，并填写教师用书数量,形成教师订单。
马工程课程教材强制选用：
学校的开课计划进入时，趣选书平台已经自动为马工程课程打上了标签，而教材库里的马工程教材，也有对应的标签，学校的管理办法，如果要求了马工程课程必须选用马工程教材，则平台可予以设置，马工程课程相关老师在选用教材时，只能从对应的马工程教材库中选择，不能选用非马工程教材。
学校逐级审核：
为确保教材使用的质量,使优质的教材(国家级重点教材、获奖教材和近三年出版的新教材)进入课堂,趣选书平台中任课教师给学生指定的教材需通过教研室主任(或系主任)的一级审核和学院教学副院长的二级审核,才能进入学生选教材的数据库中。这样就避免了因教师不愿备课而长期使用同一版本教材和使用内容陈旧教材现象的发生,保证了学生用书的质量。相关人员可在线审核，也可下载报表给相关领导线下签字审核。教师指定过程中，管理人员可随时查看教师指定的进程和各个学院的工作进度，从而进行必要的提醒。
选用报表下载：
各学院教材选用的结果，趣选书平台可自动汇总，各学院教务员或者教秘可按照需要，自主勾选相关字段，一键下载打印，相关领导签字后，留档保存。无需再进行人工整理。
学生订购（自主，则上线订购缴费，如为统订，则统一生成订单）：
为充分利用教材资源,厉行勤俭节约的宗旨,部分学校对教材订购实行资源化和多样化管理的原则。在确保学生上课人手一册教材的前提下,学生可以通过向往届生借阅或购买旧教材，也可以通过网上征订教材的方式获得教材。学生通过学号和密码直接进入自己的教材征订系统界面,可以看到下学期所选课程信息、教师名称、所用的教材信息等,勾选自己需要的教材，支付费用，如果是电商快递模式，则需要填写地址，支付快递费用。后续经销商即可按照实际支付情况进行教材采购、现场发放或者快递寄送。而针对一年级新生第一学期的统一征订或者其他院校为统一征订模式的，趣选书平台只需根据学校提供的人数和教师指定的教材信息，统一生成订单。
8、向经销商报订：
学生选完教材后,直接生成学生订单,在此订单中包含学生的个人信息及所定教材信息。学生订单信息与教师订单信息既可根据图书品种进行分类汇总,使得每种图书只有一条征订信息，也可以学院、班级等不同维度进行订购数据的汇总统计。经销商可用此数据进入向出版社进行教材的采购。育管理
9、教材数据回告：
教材进入采购环节后，如有取消、替换、价格变动的，可在平台直接进行相关回告处理，或者导入需要变动的教材数据。平台会查询到所有对应的订单数据，进行对应处理。如有支付，则会在教材发放完成后，开启结算，进行教材款项多退少补的计算和相应补退工作。
10．教材到货入库：
经销商图书到货后，可将到货信息入库趣选书平台。可标识教材对应的架位号，方便快递和发放。同时,教材款项支付后，趣选书平台会进行库存的锁定，发放后进行库存的扣减。
11.教材实时发放：
教材发放之前，不管是学校还是经销商打印发书单。都可先根据实际情况进行发书单的设置，包括纸张规格、呈现字段等。既可在线打印，也可下载之后再打印。同时，趣选书平台还提供了每个同学的订购明细，方便班干进行教材的发放。相关退订、补订等操作，工作人员在平台进行发书操作后，可实时扣减库存信息。教材征订、发放全过程信息一览无余。
教材结算，多退少补
如果是自主订购，线上付款模式，学生缴纳的教材款项，在经过回告之后，会产生补退。趣选书平台会计算补退数据，如需退款，通过趣选书平台，一键退款，原路退回。如需补缴，平台会生成补缴单，由学生自行上线补缴。
如果是统一订购，学生无需上线付款，平台则会出准确的教材款项的结算数据信息。方便学校和学生进行对账。
13.教材数据统计：
教材征订过程中和发放结束后，相关管理人员可随时进行各个维度的教材数据统计。如某个品种的征订数量和使用情况，获奖教材的使用统计等。平台根据不同层面的需求，提供各类数据的组合统计下载。
14.数据统计分析：
学校本季教材各个学院、各个课程征订率如何？与上年相比有何变化？哪些课程教材订购率较低？平台不仅为学校提供基础数据，还为学校提供相应的分析饼图、柱状图、折线图等。方便教材管理人员随时调整教材征订管理措施。
趣选书平台，近三年来服务高校余次，平台上产生选用数据条；订单条，处理订单码洋近18亿，在线收款金额过亿，数据处理无差错，有效的支持了学校和经销商的工作。。
四、趣选书平台的优点：
一是数据准确。与出版社的信息对接，保证了教材从源头上的准确性。每学期,在教材征订之前,平台对书目进行更新,将新获奖教材、新出版教材、更新版教材添加到目录中,同时将停印等教材从目录中删除,而平台直接调用源头数据，亦避免了传统教材征订方式中教务人员录入教材时的差错，提高了教材数据的准确性。
二是使用方便：与教务系统的对接，使得教师登录平台即可看到自己所任的课程及所带的班级，无需填写纸质书单，一键即可指定。学生可看到自己每门课所对应的教材,勾选即可订书,使用及其方便。
三是订单有效。学生可根据专业选课的具体要求,本人在教材征订系统中自行选订教材,并缴纳订金或教材费，所形成的订单真实、有效。
四是信息透明。给经销商下发订单后,在有效时间经销商在系统中进行回告,显示每种订单执行状态:有、换版、停印、加印等，教材价格是否有变化？何时进行了更新？教材是否到货？到了哪里？是经销商仓库还是学校？信息的透明，使订书者清楚明白消费，使管理者对课前到书情况做到心中有数。
五、结束语
趣选书高校教材在线管理服务平台,整合了多方资源，打造了全业务的生态链，界面友好，操作方便,能够积极响应和满足教育部教材局的管理要求，使高校的教材管理工作实现从手工管理到计算机管理，进而到网络化管理的质的飞跃,不仅减少了人力、物力、财力的投入，使繁琐的教材征订工作变得简单、轻松,同时也减少了由于人工操作出现的错误,极大地提高了教材管理的效率和服务水平,使教学工作有序开展,确保了教材零库存的实现,有效解决了多校区办公和学分制带来的问题。